Bases Generales

Sobre las condiciones de solicitud y adjudicación de stands

1º) – Podrá solicitar stand en cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2011, cualquier empresa, entidad, colectivo u organización independientemente de su ámbito, ubicación o razón social.

2º) – Cualquier expositor una vez adjudicado oficialmente su stand, tendrá derecho a ejercer en el mismo, la actividad para la que lo haya solicitado… Promocional, comercial, social, etc.

3º) – La adjudicación de los stands será en riguroso orden de solicitud, atendiendo como prioritarias las peticiones de las entidades o empresas que colaboren con nuestra organización ya sea ofreciendo actividades o bien aportando premios para los torneos y concursos.

4º) – Para poder participar en cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2011 seguiremos el siguiente proceso: Rellenar el Formulario de Participación que se facilitará vía email o vía correo ordinario y enviarlo a la organización por correo postal o correo electrónico, haciendo constar en el asunto “[STANDS] ExpOtaku (y la edición de ExpOtaku: Lleida / A Coruña / Barcelona / Castellón)” | El plazo de presentación de solicitudes finalizará un mes antes de cada convocatoria | Correo postal: Hermandad InterAsociativa Otaku de España, Plaza de la Constitución Nº 8 4º N, 43850 Cambrils (Tarragona) / Email: expotaku@gmail.com | Web: www.expotaku.com | La fecha límite para realizar el abono del importe en concepto de pago de los módulos comerciales (stands), finalizará una semana antes de cada convocatoria. Una vez realizado el ingreso, será firme la reserva del stand.

Sobre el criterio de selección de contenidos a incluir en el programa general de actividades

5º) – Las actividades deberán ser innovadoras, originales, abiertas a la participación, didácticas, culturales, divertidas, sanas y deberían fomentar la integración multiétnica y multigeneracional.

6º) – Las actividades no deberán ser en ningún caso inflexibles, poco claras, excluyentes, intolerantes, vejatorias y bajo ningún concepto se admitirán actividades de corte xenófobo, sexista o racista.

Sobre las bases normativas para los torneos y concursos

7º) – El limite de inscritos para cada torneo de videojuegos será de 32 participantes o en su defecto múltiplos de 8. Se admitirán hasta un máximo de 8 participantes mas en la reserva por si alguno de los titulares falla, se retira o no se presenta. La duración de cada actividad (concurso, taller o torneo) será establecida por su responsable, no siendo negociables en ningún caso los tiempos y plazos de entrega. *En el caso particular de los concursos de Karaoke y Cosplay la duración máxima de la intervención de cada participante se establece en 5 minutos.

8º) – Una vez formalizadas todas las inscripciones y unos minutos antes del comienzo de cada torneo de videojuegos se pactara entre los participantes la configuración de los mandos, la duración de cada ronda, el número de rondas en cada partida y las condiciones de eliminación de los participantes.

9º) – Cada coordinador de área o de actividad o en su defecto los responsables asignados, establecerán las bases de cada concurso y harán participes de las mismas a todos los inscritos en sus modalidades y/o categorías.

Sobre los limites de admisión y participación

10º) – Podrán participar en las actividades de la ExpOtaku 2011 (concursos, talleres, torneos, proyecciones, conferencias, etc…) chicos y chicas sin limite de edad, independientemente de su lugar de origen, su lugar de residencia, su condición social, sus creencias. Todo el mundo esta invitado a participar y a divertirse.

11º) – (Solo Recintos Feriales) Se establecen 3 importes en concepto de entrada, el primero de 3 y 4 € para los accesos unipersonales de 1 día, el segundo de 5 y 7 € para los accesos unipersonales de 2 días y el tercero de 7 y 10 € para los accesos unipersonales de 3 días. Una vez dentro del recinto se garantiza libre acceso a todas las áreas para todo el publico, sin embargo la organización a través de estas bases normativas se reserva el derecho a impedir la entrada al recinto o invitar a abandonarlo a aquellos visitantes / participantes conflictivos que habiendo sido informados de estas normas hagan caso omiso de las mismas y las incumplan reiteradamente.

Sobre las atribuciones y obligaciones de organizadores, colaboradores y voluntarios…

12º) – La organización y sus promotores cubrirán los costes generales que correspondan a infraestructuras como pueden ser recinto y la logística propia del evento y asumirán los costes generales de promoción y publicidad del evento (cartelería, flyers, desplegables, prensa).

13º) – Las entidades asociativas (asociaciones), empresas, clubes, grupos de amigos, webs/foros, etc que lo deseen podrán plantear sus ofrecimientos y sugerencias hasta 1 semana antes del evento en régimen de entidades o grupos colaboradores.

14º) – Los particulares (aficionados otakus o no) que no pertenezcan a ninguna entidad asociativa podrán participar en el desarrollo del evento bajo el régimen de voluntariado.

15º) – La organización y sus promotores determinarán las semanas previas y dentro del marco de las reuniones de coordinación con las entidades colaboradoras y los voluntarios el límite de atribuciones, responsabilidades y objetivos de cada grupo.

Sobre las características técnicas, precios y limites de uso de los módulos comerciales…

16º) – Los stands estarán formados por perfil de aluminio anodizado en plata mate y tableros de melamina blanca cerrado por todos sus lados excepto el frente que llevará un frontis de medio metro de ancho por el largo que tenga el stand para colocación del rótulo en letra de palo de 10 cm de altura y 20 dígitos, como máximo, que los expositores habrán de indicarnos en su solicitud.

17º) – Así mismo llevará un cuadro eléctrico que consta de: un interruptor limitador de 20 A., un interruptor diferencial de 2×25 A., 30 mA., dos interruptores magnetotérmicos de 1×15 A. para alumbrado y enchufe que va incorporado en el cuadro, todo ello cumpliendo con las normas del reglamento de B.T.

18º) – Los stands llevarán debidamente colocados y distribuidos los proyectores orientables con lámparas Mazdaxia de 100 W. de potencia.

19º) – El precio de los módulos comerciales (stands) vigente para 2011 será: Stand de 3×2 (6 metros cuadrados): 000 € | Stand de 6×2 (12 metros cuadrados): 000 € | Stand de 9×2 (18 metros cuadrados): 000 € | Suelo para libre configuración (sin paneles modulares): 150 € / 10 metros cuadrados.

20º) – Cada entidad o empresa expositora podrá solicitar un número máximo de 6 módulos de 6 metros cuadrados.

21º) – El precio de los stands no incluye mesas, no obstante por un importe adicional de coste, la organización podrá proveer a las entidades o empresas expositoras que lo soliciten, cuantas mesas precisen.

22º) – El importe en concepto del pago de los módulos comerciales (stands), cubre el valor de coste de alquiler, transporte, montaje/desmontaje, iluminación, toma de corriente, además de una pequeña parte de la publicidad del evento.

23º) – La no asistencia a cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2011 en la que se tenga contratado uno o varios módulos comerciales, no dará derecho a la devolución del importe en concepto de pago del stand.

24º) – Queda prohibido pintar o fijar cualquier objeto en paredes o stands sin previa autorización de la organización. Cualquier desperfecto ocasionado en el stand será responsabilidad exclusiva de la entidad o empresa expositora. Cada expositor deberá dejar el stand con todo su equipamiento en perfectas condiciones, tal como lo recibió.

25º) – No se podrán colocar mesas auxiliares fuera del espacio inicialmente adjudicado.

Sobre las características técnicas, condiciones y limites de uso de los módulos no comerciales (asociaciones, clubes, fanzines…)…

26º) – La organización pondrá a disposición de las asociaciones, clubes, fanzines, artistas gráficos y plásticos, webs/foros y en general grupos que lo deseen, de forma totalmente gratuita, un espacio común de mesas y sillas para promocionarse o exponer su arte y materiales de venta.

27º) – Podrán acceder a este espacio todos los grupos no empresariales que cumplan la única condición de no vender ningún material que no sea creación propia (merchandising en general). Para vender merchan, libros o mangas resultará del todo imprescindible adquirir un modulo comercial al precio que fije la organización para cada edición de la Gira ExpOtaku 2011. Ejemplo de materiales que SI se pueden vender en la zona de asociaciones y fanzines: Fanzines o revistas de edición propia que no estén producidas por ningún sello editorial, chapas de todos los tamaños, camisetas con diseños propios, puntos de libro, ilustraciones y libros de arte manga de creación propia, abalorios en general, etc. Si existe alguna duda sobre los materiales que se pueden y los que no se pueden vender en la zona de asociaciones y fanzines, podéis enviar un email a expotaku@gmail.com indicando en el asunto “Materiales de Venta No Comercial en ExpOtaku”.

28º) – La organización desea dejar bien claro para evitar futuras confusiones, que la zona de mesas y sillas para asociaciones y fanzines no es, ni podrá ser equiparable a la zona comercial, ya que deseamos que se entienda que la denominación de stand con su configuración estándar para todas las ediciones de la Gira ExpOtaku 2011 es exclusivamente para aquellas entidades y/o empresas que se hagan acreedoras de la distinción de expositores mediante la contratación y el pago de sus correspondientes módulos comerciales (stands). Es por esto que la zona de asociaciones y fanzines no contará con los paneles separadores y módulos de la zona comercial, únicamente un número máximo de mesas y sillas aun por determinar, que se asignaran de una forma justa y responsable en función de nuestras posibilidades reales. La organización permitirá a los grupos pertenecientes a asociaciones y fanzines a traer sus propios materiales (mesas, sillas, lonas, telas, carpas) para una configuración óptima de los espacios no comerciales.

Sobre plazos y condiciones para el montaje y desmontaje…

29º) – Las entidades y empresas expositoras tendrán acceso al recinto para realizar las labores de configuración de sus mercancías, productos y materiales en sus módulos comerciales (stands) a partir de las 16:00 horas del día anterior a la inauguración.

30º) – Durante el evento los expositores podrán acceder al recinto 1 hora antes de la apertura al público.

31º) – El desmontaje dará comienzo a en el minuto 1 desde el cierre oficial del propio evento, extendiéndose si fuera necesario hasta todo el día siguiente.

32º) – Los vehículos podrán acercarse hasta la entrada principal para las labores de carga y descarga no pudiendo permanecer aparcados dentro del recinto bajo ningún concepto.

Sobre los derechos y obligaciones de los expositores…

33º) – Los expositores tendrán derecho a: A) La exposición y venta de sus artículos en el espacio adjudicado. B) Servicio de vigilancia. C) La organización correrá con los gastos de infraestructuras, montaje, producción y difusión de la Gira ExpOtaku 2011: Alquiler de los recintos en los que se ofrezcan las diferentes ediciones de la Gira ExpOtaku 2011, equipamientos de 1ª calidad, programa de actividades, control de accesos, publicidad y difusión del evento. D) Valorar la actividad mediante una Ficha de Evaluación que se entregará al finalizar cada edición de la Gira ExpOtaku 2011.

34º) – Los expositores se comprometen a: A) Atender debidamente su stand durante el horario de apertura al público. La organización en ningún caso se hará responsable de hurtos, pérdidas o mal uso de las instalaciones por parte de los expositores. B) No realizar acciones que alteren o impidan el desarrollo ordinario de la actividad. C) Respetar las instrucciones y directrices que la organización determine respecto de la utilización del recinto, así como las prescripciones que se señalen a los efectos de salvaguardar el orden y la seguridad de personas y cosas en el desarrollo de la actividad. D) A permanecer identificados con la correspondiente acreditación que se aportará desde la organización. E) Respetar la normativa que hace referencia a la prohibición de fumar en los espacios en los que se desarrollaran cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2011, incluyendo, por supuesto, los stands. F) No ingerir bebidas alcohólicas en el espacio de celebración de cualquiera de las ediciones de la Gira ExpOtaku 2011. Las consumiciones únicamente podrán realizarse en el espacio destinado al efecto.

Sobre los tipos de patrocinadores, contraprestaciones, garantías y las condiciones generales de esponsorizacion…

35º) – Entidades y Empresas Colaboradoras: Entidades y Empresas que deseen contribuir en el desarrollo de la Gira ExpOtaku 2011 aportando recursos materiales y humanos, ofreciendo contenidos al programa general de actividades o mediante su presencia comercial o promocional a través de la reserva de un stand.

36º) – Medios de Comunicación Colaboradores: Prensa Escrita, Cadenas de Televisión, Emisoras de Radio y demás entes de la comunicación que considerando el valor informativo, cultural y social de la Gira ExpOtaku 2011, se hagan eco del evento y contribuyan a su promoción y difusión a través de reportajes, entrevistas, publicación de notas de prensa y otros elementos de la cobertura informativa. Todos los medios de comunicación que lo soliciten previamente, podrán disponer de acreditación de prensa y tendrán acceso global a todos los recintos de las diferentes ediciones de la Gira ExpOtaku 2011. Los medios de comunicación que deseen contribuir en la promoción y difusión de la ExpOtaku de una forma determinante, serán distinguidos por nuestro comité de dirección como medios de comunicación oficiales.

37º) – Patrocinadores Institucionales: Ayuntamientos y Concejalías de Juventud y Cultura, Gobiernos Autonómicos, Consejerías de Cultura y Departamentos de Juventud, Departamentos Ministeriales de Juventud y Cultura, Embajadas y Consulados Generales de Japón y China en España.

38º) – Patrocinadores Empresariales: Empresas que deseen contribuir de una forma determinante a la evolución de la Gira ExpOtaku 2011 aportando los recursos económicos necesarios para el desarrollo de los diferentes espacios y actividades.

Contraprestaciones para los patrocinadores económicos…

39º) – Inclusión en la cartelería promocional (2000 ud A3 x localidad) del logotipo de la empresa, entidad o institución patrocinadora. Inclusión en los programas de mano, folletos promocionales y flyers (10000 ud A4 x localidad) del logotipo de la empresa, entidad o institución patrocinadora.

40º) – Inclusión de logotipo + enlace web de la empresa, entidad o institución patrocinadora en los medios web de las entidades que conforman la organización.

41º) – Distribución estratégica dentro del recinto del evento de lonas, soportes publicitarios, flyers, folletos o cualquier otro elemento de difusión con el que la empresa, entidad o institución patrocinadora desee promocionarse. Adicionalmente nuestro staff se ofrecerá voluntariamente para distribuir publicidad en nombre de la empresa, entidad o institución que patrocine el Espacio del Escenario.

42º) – La cartelería se cerrará 6 semanas antes de cada edición de la Gira ExpOtaku 2011, una vez cerrada, será definitiva e inmodificable, en consecuencia todos los ofrecimientos de colaboración y/o patrocinio deberán de hacerse llegar por los canales establecidos (email, teléfono, correo postal) antes de la fecha limite de cierre.

43º) – Sistema “Promo-Entrada” para los patrocinadores económicos cuya aportación supere los 2000 euros. Al importe preestablecido de una entrada unipersonal para un día, se sumará un importe que determinará el patrocinador y que dará lugar a la expedición de un modelo exclusivo de entrada + bono de compra en el stand del patrocinador por el importe que figure en el bono de entrada. El importe económico total de estas “Promo-Entradas” será custodiado en depósito por la organización hasta que finalice el evento y se canjeen los bonos por el importe que estos hayan generado.

- Ejemplo (Manga): Entrada unipersonal de 1 día (3€) + bono de patrocinador (4€) = 7€

- Ejemplo (Merchan): Entrada unipersonal de 1 día (3€) + bono de patrocinador (6€) = 9€

- Ejemplo (DVD Pack): Entrada unipersonal de 1 día (3€) + bono de patrocinador (10€) = 13€

Este sistema garantiza una venta mínima asegurada para el o los patrocinadores económicos que cumplan las condiciones, la salida de stocks acumulados de temporadas anteriores, la salida comercial de ediciones y colecciones.

Garantías que ofrece ExpOtaku a sus patrocinadores económicos…

44º) – La adquisición de un stand con fines promocionales y/o comerciales, así como las aportaciones económicas como patrocinadores de espacios y actividades, darán lugar a la expedición de la correspondiente factura o recibo acreditativo del desembolso.

45º) – Una vez finalizada cada edición de la Gira ExpOtaku 2011 se reembolsará a los patrocinadores económicos las cantidades sobrantes proporcionales a su aportación.

46º) – El Comité de Dirección de la Gira ExpOtaku 2011 se reserva el derecho a reasignar partidas presupuestarias del presupuesto general, para sufragar promoción y publicidad, desarrollo de evento, contingencias de emergencia no reflejadas y cualquier otro supuesto que garantice la correcta evolución del evento.

47º) – Una vez finalizada cada edición de la Gira ExpOtaku 2011 y dentro del periodo de evaluación post evento, el Comité de Dirección elaborará y presentará a sus patrocinadores económicos los balances de gastos, sus correspondientes facturas y una breve evaluación del evento.

Sobre el protocolo para presentar sugerencias, quejas y reclamaciones…

48º) – La organización no aceptará quejas si estas no están expresadas desde el respeto y en un tono correcto y van acompañadas de sus correspondientes sugerencias y planteamientos alternativos lógicos y factibles.

49º) – Cualquier crítica destructiva no será tenida en cuenta aunque represente una causa objetivamente justa y razonable, ya que el fondo sin la forma no es la mejor forma de presentar nuestras reclamaciones.

50º) – Los momentos óptimos para presentar sugerencias son la fase pre evento (entre 1 mes y 1 semana antes del evento) y el propio evento.

51º) – El momento óptimo para presentar quejas y reclamaciones es la fase post evento, ósea justo después de haber finalizado este.

52º) – Bajo ningún concepto se aceptaran quejas durante el desarrollo del evento para evitar que estas interfieran negativamente en la concentración de los miembros de la organización. En casos extremos y dependiendo del fondo, la forma y el tono, se invitara a abandonar el recinto a aquellas personas cuya actitud pueda ser dañina para los miembros de la organización, para el propio evento y su imagen y para si mismos.

Disposición de Autoridad: El Director de la Gira y la Junta de Coordinadores Generales (en adelante el Comité de Dirección) son la autoridad en ExpOtaku.

- El comité de dirección toma las decisiones estratégicas y operativas.

- Queda terminantemente prohibido que absolutamente nadie ajeno al comité de dirección, incluidos organizadores oficiales, colaboradores y voluntarios, comprometan recursos y/o tomen decisiones en nombre de la organización sin el conocimiento y autorización de los miembros del comité de dirección, ya que estas decisiones no estarán avaladas por la autoridad oficial de ExpOtaku y pueden no corresponderse con adjudicaciones lógicas y/o recursos disponibles.

- Los miembros de la organización, colaboradores y voluntarios que comprometan recursos y/o tomen decisiones estratégicas sin el conocimiento y autorización del comité de dirección quedarán inmediatamente inhabilitados para cumplir su función como miembros operativos.

Disposición Final: El conocimiento de las presentes bases supone su total aceptación y el cumplimiento de las mismas, así como posteriores disposiciones que determine la organización. Una vez dentro del recinto se garantiza libre acceso a todas las áreas para todo el publico, sin embargo la organización a través de estas bases normativas se reserva el derecho a impedir la entrada al recinto o invitar a abandonarlo a aquellos visitantes / participantes conflictivos que habiendo sido informados de estas normas hagan caso omiso de las mismas y las incumplan reiteradamente.

El Comité de Dirección de la Gira ExpOtaku 2011